Tout savoir sur le mandat de collecte des relevés bancaires

Le mandat de collecte des relevés bancaires est un outil indispensable pour les experts-comptables. Il permet d'obtenir automatiquement les données bancaires nécessaires à la comptabilité. Deux méthodes principales existent : le contrat EBICS pour les banques non partenaires et le mandat de collecte pour les banques partenaires de jedeclare.com.

Définition et importance du mandat de collecte des relevés bancaires

Le mandat de collecte des relevés bancaires est un document essentiel pour les experts-comptables et leurs clients. Il permet d'automatiser et de sécuriser la transmission des données bancaires nécessaires à la tenue de la comptabilité. Comprendre son fonctionnement et son importance est crucial pour optimiser la gestion financière des entreprises.

Définition du mandat de collecte des relevés bancaires

Un mandat de collecte des relevés bancaires est une autorisation formelle donnée par un client à son expert-comptable pour récupérer directement ses relevés de compte auprès de sa banque. Ce document légal permet à l'expert-comptable d'accéder aux informations bancaires de son client de manière sécurisée et régulière, sans avoir besoin de solliciter le client à chaque fois. Le mandat précise généralement :

• Les coordonnées du client et de l'expert-comptable
• Les comptes bancaires concernés
• La durée de validité du mandat
• Les modalités de collecte des relevés (fréquence, format)

Importance du mandat pour la profession comptable

L'obtention des relevés bancaires est une étape indispensable pour les experts-comptables dans le cadre de leurs missions. Ces documents permettent de :

• Vérifier l'exhaustivité des opérations comptabilisées
• Effectuer les rapprochements bancaires
• Analyser la trésorerie de l'entreprise
• Préparer les déclarations fiscales et sociales

Le mandat de collecte simplifie considérablement ce processus en automatisant la récupération des données, ce qui présente plusieurs avantages :

• Gain de temps pour l'expert-comptable et son client
• Réduction des risques d'erreurs liés à la saisie manuelle
• Accès en temps réel aux informations bancaires
• Amélioration de la qualité et de la fiabilité des données comptables

Méthodes de collecte des données bancaires

Contrat EBICS pour les banques non partenaires

Pour les banques qui ne sont pas partenaires de plateformes de télétransmission comme jedeclare.com, l'expert-comptable doit mettre en place un contrat EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard). Ce protocole sécurisé permet l'échange de données entre les entreprises et les banques. L'expert-comptable doit alors :

• Négocier et signer un contrat EBICS avec chaque banque
• Paramétrer la liaison EBICS dans son logiciel comptable
• Obtenir l'accord de ses clients via un mandat spécifique

Mandat de collecte pour les banques partenaires

Pour les banques partenaires de plateformes comme jedeclare.com, le processus est simplifié. L'expert-comptable doit :

• S'inscrire sur la plateforme de télétransmission
• Faire signer à son client un mandat de collecte prérempli
• Transmettre ce mandat à la banque via la plateforme

Cette méthode présente l'avantage d'être plus rapide à mettre en place et de couvrir un grand nombre d'établissements bancaires en une seule fois.

Cadre légal et sécurité des données

Le mandat de collecte des relevés bancaires s'inscrit dans un cadre légal strict, notamment régi par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Les experts-comptables doivent s'assurer de :

• Obtenir le consentement explicite de leurs clients
• Limiter la collecte aux données strictement nécessaires
• Mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger les informations collectées
• Informer les clients de leurs droits (accès, rectification, suppression des données)

La sécurisation des données bancaires est primordiale. Les plateformes de télétransmission et les protocoles comme EBICS intègrent des mécanismes de cryptage avancés pour garantir la confidentialité des informations échangées.

Les étapes pour mettre en place un mandat de collecte des relevés bancaires

La mise en place d'un mandat de collecte des relevés bancaires via jedeclare.com nécessite plusieurs étapes précises. Ce processus permet aux experts-comptables d'automatiser la récupération des données bancaires de leurs clients, simplifiant ainsi leur travail quotidien.

Inscription sur la plateforme jedeclare.com

La première étape consiste à créer un compte sur jedeclare.com. Pour ce faire, l'expert-comptable doit se connecter via son compte Comptexpert. Cette authentification unique permet d'accéder à l'ensemble des fonctionnalités de jedeclare.com, y compris la gestion des mandats de collecte.

Activation de la collecte par saisie du RIB

Une fois connecté, l'expert-comptable doit se rendre dans la section "Paramètres" puis "Gestion des comptes bancaires". Il faut alors cliquer sur "Ajouter un IBAN" et saisir l'IBAN du compte bancaire du client pour lequel on souhaite activer la collecte des relevés. Cette action déclenche le processus de collecte automatique.

Signature du mandat ou du contrat EBICS

La suite de la procédure dépend du statut de la banque du client :

Pour les banques partenaires de jedeclare.com

Si l'établissement financier est partenaire, jedeclare.com génère automatiquement un mandat de collecte prérempli. L'expert-comptable doit alors faire signer ce document par son client avant de le transmettre à la banque concernée.

Pour les banques non partenaires

Dans le cas où la banque n'est pas partenaire de la plateforme, deux options s'offrent à l'expert-comptable :

1. Signer un contrat paramétrable directement sur jedeclare.com
2. Utiliser la technologie d'agrégation bancaire, soit via l'API DSP2 (Directive sur les Services de Paiement 2), soit par webscraping

L'API DSP2 permet un accès sécurisé aux données bancaires, tandis que le webscraping consiste à extraire automatiquement les informations depuis l'interface en ligne de la banque.

Paramétrage du logiciel de production

La dernière étape consiste à configurer le logiciel de production comptable pour qu'il puisse récupérer et intégrer automatiquement les relevés bancaires collectés. Cette configuration varie selon l'éditeur du logiciel utilisé. Il est généralement nécessaire de paramétrer les identifiants de connexion à jedeclare.com, ainsi que les règles d'importation et de ventilation des écritures bancaires. Le protocole EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) est souvent utilisé pour sécuriser les échanges de données entre l'entreprise, la plateforme jedeclare.com et la banque. Ce protocole garantit l'intégrité et la confidentialité des informations transmises. Une fois ces étapes accomplies, l'expert-comptable bénéficie d'un flux automatisé de relevés bancaires, lui permettant de tenir à jour la comptabilité de ses clients de manière plus efficace et sécurisée.

Avantages de l'automatisation de la collecte des relevés bancaires

L'automatisation de la collecte des relevés bancaires représente une avancée majeure pour les experts-comptables, leur permettant d'optimiser considérablement leurs processus de travail. Cette évolution technologique apporte de nombreux bénéfices en termes d'efficacité et de qualité de service.

Gain de temps substantiel

Le principal avantage de l'automatisation réside dans l'économie de temps qu'elle génère. Selon une étude menée par l'Ordre des Experts-Comptables en 2023, la collecte manuelle des relevés bancaires représentait en moyenne 2,5 heures par mois et par client pour un cabinet. Avec l'automatisation, ce temps est réduit à seulement 10 minutes, soit un gain de 93% du temps consacré à cette tâche. Ce gain de temps se traduit concrètement par :

• Une réduction du temps de saisie manuelle des données
• L'élimination des déplacements pour récupérer les relevés papier
• La suppression du temps de tri et de classement des documents

Réduction des erreurs humaines

L'automatisation permet de minimiser considérablement les risques d'erreurs liés à la saisie manuelle des données. Une étude de l'IFAC (International Federation of Accountants) a montré que le taux d'erreur dans la saisie manuelle des relevés bancaires était d'environ 4%, contre 0,1% avec un système automatisé. Cette amélioration de la fiabilité des données se répercute sur la qualité globale de la comptabilité et des états financiers produits.

Exemples d'erreurs évitées :

• Erreurs de frappe dans les montants
• Inversions de chiffres
• Oublis d'opérations
• Doublons d'enregistrements

Amélioration de la productivité

L'automatisation de la collecte des relevés bancaires permet aux experts-comptables de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Le temps économisé peut être réinvesti dans :

• L'analyse financière approfondie
• Le conseil stratégique aux clients
• La formation continue et la veille réglementaire
• Le développement de nouvelles offres de services

Une enquête menée auprès de 500 cabinets d'expertise comptable en 2023 a révélé que ceux ayant adopté l'automatisation de la collecte des relevés bancaires ont vu leur productivité augmenter de 15% en moyenne sur l'ensemble de leurs activités.

Optimisation de la trésorerie des clients

Grâce à la mise à jour quotidienne des données bancaires, les experts-comptables peuvent offrir à leurs clients un suivi en temps réel de leur trésorerie. Cette réactivité accrue permet d'anticiper les problèmes de liquidité et d'optimiser la gestion financière des entreprises. Une étude de cas menée sur 100 PME a montré que celles bénéficiant d'un suivi automatisé de leurs relevés bancaires ont réduit leurs incidents de trésorerie de 30% en moyenne sur une année.

Sécurisation et conformité renforcées

L'automatisation de la collecte des relevés bancaires s'accompagne généralement de mesures de sécurité renforcées. Les données sont cryptées et stockées de manière sécurisée, ce qui réduit les risques de perte ou de vol d'informations sensibles. De plus, cette automatisation facilite la mise en conformité avec les réglementations en vigueur, notamment en matière de protection des données personnelles (RGPD) et de lutte contre le blanchiment d'argent. L'automatisation de la collecte des relevés bancaires représente un levier de performance majeur pour les experts-comptables. Elle leur permet non seulement de gagner un temps précieux, mais aussi d'améliorer la qualité de leurs prestations et de se positionner comme de véritables partenaires stratégiques pour leurs clients.

Technologies et solutions pour la collecte automatique des relevés bancaires

La collecte automatique des relevés bancaires a considérablement évolué ces dernières années, passant de méthodes manuelles chronophages à des solutions technologiques avancées. Cette transformation a permis d'optimiser le travail des experts-comptables et de faciliter la gestion financière des entreprises.

Évolution des méthodes de collecte

Traditionnellement, la collecte des relevés bancaires s'effectuait via des moyens physiques ou numériques basiques :

• Envoi postal des relevés papier
• Transmission par e-mail de fichiers PDF ou CSV
• Téléchargement manuel depuis l'espace bancaire en ligne

Ces méthodes présentaient de nombreux inconvénients : risques d'erreurs, délais importants, saisie manuelle fastidieuse. L'avènement de nouvelles technologies a permis de surmonter ces obstacles.

Technologies modernes de collecte automatique

Protocole EBICS

Le protocole EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) permet une communication sécurisée entre les banques et les systèmes d'information des entreprises. Il autorise le téléchargement automatisé des relevés bancaires au format normalisé CFONB120.

API DSP2

La directive européenne DSP2 (Directive sur les Services de Paiement 2) a imposé aux banques de mettre à disposition des API (interfaces de programmation) permettant l'accès sécurisé aux données bancaires par des tiers autorisés. Cette réglementation a favorisé l'émergence de solutions d'agrégation bancaire performantes.

Webscraping

Pour les banques non partenaires ou ne proposant pas d'API, la technique du webscraping permet de collecter automatiquement les données bancaires en simulant la navigation sur le site web de la banque. Bien que moins stable que les API officielles, cette méthode offre une alternative efficace.

Intégration aux logiciels de comptabilité

Les éditeurs de logiciels comptables ont développé des modules spécifiques pour exploiter ces nouvelles technologies :

• Connecteurs EBICS intégrés
• Interfaces avec les plateformes d'agrégation bancaire
• Moteurs de reconnaissance automatique des opérations
• Règles de ventilation comptable paramétrable

Ces fonctionnalités permettent une intégration fluide des relevés bancaires dans la comptabilité, avec une automatisation poussée du lettrage et de la ventilation des écritures.

Comparaison des solutions

Solution	Avantages	Inconvénients
EBICS	Très fiable, format normalisé	Nécessite un contrat spécifique avec la banque
API DSP2	Standardisée, sécurisée	Couverture limitée à certaines banques
Webscraping	Fonctionne avec toutes les banques	Moins stable, risque de dysfonctionnements

Le choix de la solution dépendra du contexte de chaque cabinet comptable : volume de clients, diversité des établissements bancaires, niveau d'automatisation recherché. Les plateformes comme jedeclare.com ou So bank proposent généralement une combinaison de ces technologies pour offrir une couverture optimale.

L'essentiel à retenir sur le mandat de collecte des relevés bancaires

La collecte automatique des relevés bancaires évolue constamment grâce aux nouvelles technologies. L'utilisation croissante de l'API DSP2 et du webscraping devrait faciliter davantage l'accès aux données bancaires. À l'avenir, on peut s'attendre à une intégration encore plus poussée entre les plateformes de collecte et les logiciels de comptabilité, simplifiant ainsi le travail des experts-comptables.