Qui dit gestion administrative et financière, dit notes de frais : des postes de dépenses qui constituent un véritable casse-tête pour beaucoup. En effet, c’est une tâche notamment chronophage et complexe. Cependant, elle intègre le quotidien pour la plupart des entreprises. Aussi, elle s’avère coûteuse, car elle engendre l’intervention de beaucoup d’acteurs au niveau de la structure. Citons le chef d’entreprise, le salarié, l’équipe finance ou encore l’équipe s’occupant de la comptabilité. Voilà pourquoi l’utilisation d’un outil efficace et fonctionnel est conseillé afin de gérer adéquatement les notes de frais.
La mobilité : un critère essentiel pour choisir un logiciel de notes de frais
Quand on parle d’outil de gestion, le premier critère déterminant est la mobilité. En effet, optimiser les flux d’une entreprise, c’est recourir à la mobilité des données. C’est aussi valable pour la gestion au niveau des notes de frais. Il faut savoir que la note de frais concerne spécialement les professionnels mobiles. En utilisant une application mobile et connectée, on peut gérer les notes de frais presque en temps réel. Avec une appli note de frais destinée aux smartphones, chaque collaborateur va pouvoir sauvegarder toute dépense au niveau du système de l’outil dès qu’il a effectué la dépense. De ce fait, la création et la transmission de la note de frais à la comptabilité se font rapidement tandis que le collaborateur n’est même pas encore revenu après son déplacement. L’objectif étant d’économiser du temps, l’outil de gestion de note de frais devrait à tout prix accompagner l’utilisateur partout. C’est également une manière d’avoir accès à ses informations en permanence et d’éviter surtout la perte d’une note de frais. C’est un critère essentiel dans le choix d’une appli note de frais.
Un outil de gestion de notes de frais paramétrable
Après sa mobilité, un bon outil de gestion de note de frais s’adapte à vous. Ainsi, il faut avoir une interface évolutive et intuitive qui va convenir à chacun de vos besoins réels. Quand vous allez sur le tableau de bord de l’application, les fonctionnalités que vous y trouverez doivent être celles dont vous avez vraiment besoin. Prenons un exemple : si vous n’allez jamais avec vos collaborateurs à l’hôtel, vous n’aurez plus besoin de noter cette information au niveau des catégories de dépenses. À l’aide d’un outil paramétrable, toute opération s’adapte à son utilisateur. Que ce soient les écritures comptables, les demandes de remboursement, les montants forfaitaires ou encore le remboursement concernant les frais contre justificatif, l’exploitation sera plus efficace. De cette manière, vous êtes libre de choisir si vous voulez afficher ou non des informations auprès de l’interface des outils de vos employés. C’est une fonctionnalité qui rend la gestion beaucoup plus facile et rapide surtout par rapport au calcul automatique sur les frais professionnels.
Un outil ergonomique avec une gestion optimisée
Une application de gestion de note de frais doit avant tout permettre de gagner beaucoup de temps. On parle des divers exports et de l’intervention minimale, mais surtout d’un outil ergonomique. Cet aspect de l’appli note de frais passe par des catégories réparties par couleur, puis un scan mettant en valeur toute information essentielle pour la facture et aussi des alertes bien visibles en un clignement. Ce sont des éléments très importants pour une parfaite analyse des notes de frais en un instant.
Pour ce qui est de la gestion optimisée, l’outil choisi doit offrir la possibilité de maitriser totalement son budget et de gérer ses clients. Vous pouvez ainsi trier les dépenses par semaine, par mois, par projet ou bien par client. Cela permet de s’apercevoir très rapidement s’il y a un problème sur les dépenses avec un client ou s’il faut limiter tout de suite les frais afin de rentabiliser au mieux la mission.
Les éléments avancés à vérifier dans le choix d’une application de notes de frais
Une application note de frais efficace doit proposer des avantages en plus pour faciliter au maximum la gestion. Tout d’abord, la possibilité de personnalisation : l’outil doit respecter le mode de fonctionnement que vous choisissez. Que ce soit par rapport au taux de TVA, aux politiques de frais, aux catégories de dépenses ou à l’export comptable, l’application doit être conçue en répondant à chacune de vos attentes. Ensuite, il y a la conformité à la législation avant de choisir un logiciel de gestion de note de frais. Vous devez absolument vérifier que cet outil vous autorise à être en règle. Évitez de prendre le risque de vous compromettre au redressement fiscal. Vous devez pouvoir recourir à l’archivage à valeur probante pour stocker les factures dans un support informatique. Et finalement, vous devez vous adresser à une entreprise qui a une équipe disponible. Il faut que le service client soit en mesure de vous conseiller et de considérer votre demande.