Nibelis est une solution SIRH Cloud qui permet de centraliser la gestion des temps et activités (GTA), la paie et la gestion des ressources humaines au sein d’une même plateforme. Elle réunit notamment le suivi des absences, les plannings, le traitement des bulletins et l’administration du personnel. Les modules effectivement disponibles et les prestations associées doivent toutefois être vérifiés dans l’offre souscrite.
Comment Nibelis réunit-il GTA, paie et gestion RH ?
L’intérêt d’un SIRH intégré réside dans la coordination de trois domaines qui utilisent des informations communes sur les salariés. Nibelis rassemble ces fonctions dans une suite logicielle articulée autour de la gestion des temps, de la paie et de l’administration RH.
La gestion des temps et activités couvre notamment la déclaration des absences, le suivi des soldes, la présence, le pointage, les anomalies et les plannings. Les workflows de déclaration et de validation des absences peuvent être personnalisés. Les données recueillies sont destinées à s’articuler avec la paie, tandis que les fonctions de présence peuvent notamment servir au suivi des anomalies et aux exports. La compatibilité avec la paie ne signifie cependant pas que chaque événement est automatiquement repris sans contrôle.
La paie prend en charge la saisie des éléments variables, leur traitement, le calcul et le contrôle des bulletins. La circulation des informations issues de la GTA facilite la préparation de ces éléments, selon les fonctionnalités et les paramétrages retenus. Le gestionnaire doit pouvoir examiner les données reprises avant le calcul et le contrôle final.
La gestion RH complète cet ensemble avec les dossiers salariés, les documents administratifs, les échéances et différents services destinés aux collaborateurs et aux managers.
Cette couverture fonctionnelle apparaît dans la présentation du SIRH Nibelis. Elle ne signifie pas que tous les modules sont automatiquement inclus dans chaque contrat. Le périmètre doit être confirmé avant le déploiement.
Du temps validé au bulletin : comment circule une information ?
La centralisation devient particulièrement utile lorsqu’un événement enregistré dans la GTA produit une conséquence sur la paie. Prenons un exemple hypothétique : un salarié déclare une absence qui doit être prise en compte dans son bulletin.
- Déclaration : le salarié renseigne son absence dans le module de gestion des temps. Les informations nécessaires sont enregistrées dans le circuit prévu, avec un suivi de l’événement et des soldes concernés.
- Validation : le responsable habilité examine la demande. Selon les règles paramétrées, le workflow permet de valider l’événement et de poursuivre son traitement.
- Préparation de la paie : l’absence validée doit être prise en compte dans les éléments variables nécessaires au traitement. Le gestionnaire vérifie les informations reprises, notamment la nature de l’événement et ses dates, ainsi que les éventuelles conséquences sur la paie. Selon le fonctionnement configuré, certaines opérations peuvent nécessiter une intervention ou une vérification manuelle.
- Calcul et contrôle : les éléments variables sont traités pour calculer la paie. Le gestionnaire contrôle ensuite le bulletin et examine les éventuelles anomalies avant sa validation. Une information erronée doit pouvoir être corrigée selon la procédure prévue par l’entreprise.
- Déclaration : la DSN est produite à partir des données de paie et fait l’objet d’une transmission mensuelle. Certains événements donnent également lieu à des signalements spécifiques. Les modalités sont expliquées dans le fonctionnement de la DSN.
Cette chaîne illustre la continuité recherchée entre la GTA, la paie et les déclarations sociales. Elle ne garantit pas que chaque absence ou événement soit transféré sans intervention. Les workflows, les correspondances entre données et les contrôles dépendent du paramétrage retenu.
Pour apprécier l’intégration, il faut donc suivre un même événement depuis sa déclaration jusqu’au bulletin. Le test doit également couvrir une correction : une absence modifiée après validation doit pouvoir être traitée sans perdre la cohérence des informations. Il faut identifier à quel moment la modification est prise en compte, qui la contrôle et comment ses éventuelles conséquences sur la paie sont vérifiées.
Quels processus RH la plateforme prend-elle aussi en charge ?
Au-delà de la GTA et de la paie, la suite présentée par l’éditeur couvre plusieurs fonctions RH qui peuvent être regroupées en trois ensembles complémentaires.
L’administration du personnel s’appuie notamment sur les dossiers salariés et les informations administratives. Des fonctions documentaires, des alertes d’échéances et des outils de reporting peuvent compléter ce suivi. Elles contribuent à organiser les informations nécessaires à la gestion quotidienne des collaborateurs.
Les services aux collaborateurs et aux managers permettent de consulter certaines informations et d’effectuer des démarches selon les habilitations attribuées. Leur utilité dépend des opérations que l’entreprise souhaite rendre accessibles à chaque profil.
Les modules consacrés aux talents et au pilotage concernent notamment le recrutement, les entretiens et la formation. Ils peuvent compléter le socle administratif lorsqu’une organisation souhaite également structurer ses processus de développement RH.
Le choix consiste donc à distinguer les fonctions indispensables au fonctionnement quotidien des modules complémentaires. Une entreprise qui souhaite surtout fiabiliser ses variables de paie n’aura pas nécessairement les mêmes priorités qu’une organisation souhaitant aussi piloter ses campagnes d’entretiens. Cette réflexion peut s’inscrire dans un choix plus large des outils à mettre en place dans son entreprise. Les modules retenus doivent correspondre aux processus réellement utilisés et être confirmés dans le devis.
Paie autonome, accompagnée ou déléguée : qui fait quoi ?
Une plateforme réunissant GTA, paie et RH ne signifie pas nécessairement que l’éditeur prend en charge toutes les opérations de paie. Il faut distinguer l’intégration des logiciels de la répartition des tâches entre l’entreprise et son prestataire.
Nibelis présente différentes modalités de gestion. Sa documentation évoque notamment la gestion autonome, accompagnée, déléguée et externalisée. D’autres pages mettent principalement en avant trois niveaux. Ces présentations ne permettent pas, à elles seules, de fixer une nomenclature contractuelle unique.
Le critère pertinent est donc le contenu concret de la prestation :
- La collecte et la saisie : qui rassemble les variables et les renseigne avant la paie ?
- Le contrôle : qui examine les anomalies, valide les bulletins et demande les corrections ?
- Les déclarations : qui prépare, transmet et suit les déclarations sociales ?
- Les régularisations : qui traite une correction ou une situation particulière, et selon quelle procédure ?
Une organisation peut utiliser une suite intégrée tout en conservant une part importante du travail de paie en interne. Inversement, elle peut confier davantage de traitements à un prestataire tout en gardant des responsabilités de transmission et de validation des informations.
Avant de choisir, demandez une répartition écrite des tâches et des responsabilités. Cette précision est plus utile qu’un simple intitulé commercial pour apprécier l’autonomie réelle de l’équipe RH.
Quels points tester avant de choisir ?
Pour évaluer Nibelis, une démonstration ciblée est plus instructive qu’une présentation générale de l’ensemble des fonctions. Quatre vérifications permettent d’examiner le fonctionnement correspondant aux besoins de l’entreprise.
- Suivre une absence complète. Faire déclarer puis valider un événement de GTA et vérifier comment il est pris en compte dans la préparation et le contrôle du bulletin. Identifier les étapes automatiques et celles qui nécessitent une intervention.
- Tester les habilitations. Examiner le même événement avec trois profils : salarié, manager et gestionnaire RH. Le salarié doit pouvoir consulter les informations relatives à son propre événement ; le manager intervient dans le périmètre de son équipe ; le gestionnaire RH accède aux informations nécessaires à ses fonctions. Les droits effectifs doivent être vérifiés dans la démonstration, conformément aux règles d’accès aux données du personnel rappelées par la CNIL.
- Simuler une correction. Modifier une information déjà validée et observer les contrôles nécessaires avant clôture de la paie. Vérifier également qui suit les éventuelles anomalies déclaratives et leurs corrections.
- Confirmer le périmètre contractuel. Faire préciser les modules activés, les paramétrages, les interventions du prestataire et les opérations qui restent à la charge de l’entreprise.
Ces vérifications portent sur des questions différentes : la circulation des données, la confidentialité des informations, la qualité du traitement et la répartition des responsabilités. Une interface commune ne suffit pas à démontrer que ces quatre dimensions sont correctement couvertes.
Pour centraliser efficacement GTA, paie et RH, le choix doit reposer sur deux éléments : une circulation des informations effectivement vérifiée et une répartition claire des responsabilités. Une démonstration sur un événement réel de gestion, associée à un périmètre contractuel précis, permet de déterminer si la plateforme répond aux besoins opérationnels de l’entreprise.