Payer les notes de frais à ses employés

notes de frais
La note de frais est devenue très pratiquée dans les entreprises. Elle permet au personnel de bénéficier d’un remboursement des frais dépensés dans un cadre de leur mission professionnelle. Sans formalité obligatoire, la stratégie de gestion de note de frais peut cependant impliquer le respect des formalités fiscales et comptables. L’entreprise doit donc rester vigilante par rapport à sa gestion.

En quoi consiste la note de frais ?

Établie par le chef d’entreprise ou le collaborateur, la note de frais constitue un document qui indique les dépenses personnelles liées aux besoins pour des fins professionnelles. L’objectif est de recevoir le remboursement. Également appelés expense report en anglais, les notes de frais prennent la forme d’une fiche. Elles peuvent être détaillées sur un support papier ou dans un fichier Excel. Ce document doit comporter les détails de la dépense en mentionnant le montant total, la date ainsi que la nature de la dépense engagée, notamment le déplacement, les frais d’abonnement téléphonique, l’hébergement, etc.

Comment traiter les notes de frais des employés ?

L’entreprise doit effectuer le remboursement dans un délai raisonnable. En principe, ce remboursement se fait à chaque fin du mois. En revanche, le salarié peut demander une avance si ce traitement est long. Il faut noter que ces notes de frais peuvent représenter une somme importante. C’est la raison pour laquelle la bonne gestion des coûts et la conformité aux règlements mis en place par URSSAF restent importantes. Il est également nécessaire de mettre en place un système permettant de contrôler la note de frais. De son côté, le gestionnaire peut opter pour la solution numérique pour faciliter la gestion. Plus pratique, ce procédé permet de simplifier le processus de contrôle et de validation tout en gagnant du temps.

Remboursement des notes de frais, quelles sont les conditions ?

Les frais professionnels engagés par le salarié doivent suivre certaines conditions pour pouvoir passer en note de frais. Toutes les dépenses doivent être effectuées dans le cadre d’une activité professionnelle pour être considérées comme un frais remboursable. Chaque entreprise peut mettre en place une politique de dépense et de remboursement pour éviter les tentatives de fraudes. Dans tous les cas, les frais doivent être justifiés par un reçu ou encore une facture. Pour les frais de transport, par exemple, le reçu de péage, le billet d’avion, les indemnités kilométriques, etc. sont considérés comme des preuves. Très importantes, ces pièces justificatives sont essentielles à l’élaboration des notes de frais. Si l’entreprise adopte le barème forfaitaire, l’engageant peut passer de ces justificatifs. Dans ce cas, le montant total est identique pour tous les collaborateurs. De plus, certains frais peuvent être considérés comme un avantage en nature comme le déjeuner d’affaires avec un partenaire, repas d’affaires entre collaborateurs, etc.

Comment comptabiliser la note de frais ?

Exonérés de charges sociales, les frais engagés par un salarié pour des activités professionnelles se comptabilisent dans le journal des achats. Pour comptabiliser ces notes de frais, il faut saisir le montant total tout en débitant les comptes de charges. Si nécessaire, vous pouvez débiter le compte 4456 du TVA déductible. Il ne vous reste plus qu’à créditer le compte du salarié.

Pour faciliter cette tâche, il existe des journaux comptables qui permettent de suivre des transactions réalisées par le compte de la société. Quelle que soit la taille d’une entreprise, elle doit tenir des journaux pour inscrire les notes de frais.

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