Guide pratique sur le questionnaire AFA

Afin d’aider les entreprises à mettre en place le dispositif anti-corruption imposé par la loi Sapin 2, l’AFA (Agence française anti-corruption) a décidé de rendre public le questionnaire AFA servant aux contrôles des structures évaluées. Joint à l’avis de contrôle, ce document détaille les questions et les pièces à communiquer tout au long de la procédure.

Qu’est-ce que le questionnaire AFA?

Le questionnaire afa est un document officiel qui comporte des recommandations destinées à aider les personnes morales (en droit public ou privé) à prévenir ou détecter tout acte préjudiciable au sein de leur structure. Il peut s’agir d’actes de corruption, de trafic d’influence, de concussion, de prise d’intérêt illégale, de favoritisme ou encore de détournement de fonds. En tout cas, ces recommandations s’adressent à toute personne morale, quelle que soit sa taille, forme ou secteur d’activité.

Divisé en 11 parties, constituées chacune d’une quinzaine de questions, le questionnaire AFA aborde différents aspects comme l’entreprise contrôlée, le service de conformité, le code de conduite ou encore le dispositif d’alerte concernant la corruption et autres formes d’atteinte à la probité.

En fournissant cette liste détaillée de questions et de documents, l’entreprise pourra avoir une meilleure compréhension de la procédure de contrôle de l’AFA. Les responsables juridiques peuvent même utiliser ce support comme un document de travail pour améliorer l’engagement de la structure dans la lutte contre la corruption.

Questionnaire afa et contrôle de l’AFA

Pour rappel, le questionnaire anti corruption établit par l’AFA est joint à l’avis de contrôle adressé à l’entreprise concernée. Il comprend ainsi plus de 200 questions et renseigne les documents dont l’AFA aura besoin pour la procédure. Il requiert également la communication des pièces venant à l’appui de certaines interrogations posées.

En principe, l’AFA accorde un délai de 15 jours à l’entreprise contrôlée pour répondre au questionnaire. Ainsi, le défaut de communication des documents réclamés ou des réponses aux questions posées peut être perçu comme un délit d’entrave, en l’absence de justification. Dans la mesure où certains documents sont obligatoires pour la procédure de contrôle, la non-fourniture des pièces demandées vous expose à des sanctions administratives.  

Si votre entreprise est soumise à un contrôle, vous êtes informé par courrier puis l’examen se déroule en deux étapes:

• Le contrôle sur pièces qui passe par le remplissage du questionnaire AFA et la remise des documentations nécessaires;
• Le contrôle sur place: série d’entretiens dans les locaux ou à distance.

À l’issue de ces deux phases, l’AFA rédige un rapport mentionnant les observations et les constats de manquements relatifs à l’existence, la pertinence ou l’efficacité des mesures mises en place. Après réception du document, vous disposez de deux mois pour répondre après quoi, l’AFA établit un rapport définitif. Le Directeur de l’Agence décidera par la suite d’émettre un avertissement ou de faire appel à la commission des sanctions.

Comment organiser et réussir la réponse au questionnaire?

Dans la mesure où le questionnaire AFA comporte une série de questions d’importance et de densité inégales, il convient de bien se préparer pour y répondre correctement. D’autant plus, le délai de 15 jours accordé pour fournir les pièces indispensables s’avère souvent court notamment s’il faut réunir différents documents dans plusieurs filiales. Vu les contraintes, l’idéal serait de prévoir un éventuel contrôle en préparant les réponses, mais aussi en centralisant les documents administratifs. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des logiciels ou des applications.

L’utilisation de ces outils permet de simplifier la tâche des administrateurs puisqu’ils assurent différentes fonctions:

• Obtenir une vision globale et centralisée de la mise en place des obligations liées à la loi Sapin 2;
• Gagner du temps pour la collecte, l’analyse et la communication des informations
• Possibilité d’avoir accès au suivi des réglementations;
• Améliorer de la démarche anti-corruption au sein de l’entreprise.