Extrait Kbis : comment obtenir ce document officiel ?

Extrait Kbis

Pour créer une entreprise, il faut impérativement réaliser les formalités nécessaires étape par étape pour être en conformité avec la loi. Après avoir validé toutes les démarches obligatoires, les entrepreneurs reçoivent un extrait Kbis. C’est un document officiel attestant l’existence légale d’une entreprise commerciale.

Kbis : qu’est-ce que c’est au juste ?

Les démarches pour la création d’une entreprise sont longues et chronophages : rédaction du statut, ouverture d’un compte professionnel, publication d’une annonce légale et bien d’autres encore. À la fin du parcours, le greffe du tribunal de commerce compétent délivre ce qu’on appelle un extrait de Kbis. C’est une sorte de carte d’identité de l’entreprise commerciale. C’est le seul et uniquement document officiel capable d’attester l’existence juridique d’une société.

Ce document est indispensable dans la réalisation de nombreuses démarches juridiques, administratives et civiles notamment en cas d’ouverture de compte professionnel, de candidature à un appel d’offres public, d’achat de produits ou services ou même de procès. La détention peut d’ailleurs aider l’entrepreneur dans la recherche d’une aide financière auprès de Pôle Emploi.

Grâce à la dématérialisation, il est de nos jours possible de demander un extrait Kbis en ligne. Cette solution offre un gain de temps considérable. Cet acte reprend toutes les informations déjà mentionnées sur le RCS ou Registre de commerce et des sociétés comme la greffe d’immatriculation, les informations importantes sur la société (raison sociale, forme juridique, siège social, capital social, date de constitution, durée de vie, activités, etc.), le numéro d’identification plus connu sous le sigle SIRET, les décisions prises par le tribunal, les références des autorisations obligatoires, la date de mise à jour ainsi que les détails sur les dirigeants (nom et prénom, date de naissance…). On trouve aussi dans ce document l’historique de la société comme le redressement judiciaire par exemple.

Bon à savoir : Le numéro SIRET ou système d’identification du Répertoire des établissements permet de répertorier les sociétés auprès des administrations compétentes. C’est un numéro unique placé juste au-dessous de la raison sociale.

Dans quels cas le Kbis est-il obligatoire ?

L’extrait Kbis est seulement obligatoire pour les entreprises immatriculées au RCS. Par conséquent, les autoentrepreneurs ainsi que les artisans et les professionnels exerçant une activité libérale ne sont pas concernés. Ces derniers doivent se tourner vers l’extrait D1, l’équivalent de l’extrait Kbis. L’extrait Kbis est aussi réservé aux personnes morales et sociétés commerciales à l’instar des sociétés à responsabilité limitée, anonymes, par actions simplifiées, en nom collectif, etc. Pour les personnes physiques, il faut se tourner vers l’extrait K.

L’obtention est cependant soumise à des règles spécifiques. Le fondateur de la société a la possibilité de demander un extrait Kbis. Cependant, sachez que tout le monde peut aussi faire la demande auprès du greffe du tribunal en précisant le nom de l’entreprise ou bien son numéro de Siret. Le document a une durée de validité de 3 mois. De ce fait, il doit être mis à jour régulièrement.

Cet acte officiel est donc d’une grande utilité pour les institutions telles que les banques, les investisseurs et les futurs partenaires de la société. En effet, en quelques lignes seulement, il est possible d’accéder à toutes les informations importantes sur une entreprise commerciale et de vérifier la légalité de ses activités en France.

Comment obtenir un Kbis ?

Après avoir réalisé toutes les démarches dans le cadre d’une création d’entreprises, les étapes sont validées par la réception d’un extrait Kbis. Ce document est envoyé par voie postale par la greffe du tribunal de commerce habilité, c’est-à-dire celle qui se trouve dans le lieu de domiciliation de la société. Ce document est valable pour 3 mois. Le dirigeant aura donc besoin d’un nouvel extrait de temps à autre. Dans ce cas, il a deux options pour faire la demande.

D’une part, il est possible de s’adresser directement au greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège social de l’entreprise pour obtenir un kbis. Toutefois, la démarche peut se faire à distance via un site spécialisé. Demander un extrait kbis en ligne est certainement la meilleure solution pour gagner du temps. Grâce à ces plateformes, il n’est plus nécessaire de se déplacer puisque toutes les démarches peuvent se faire à distance.

L’extrait Kbis dématérialisé sera envoyé à l’adresse courriel indiquée par le demandeur. Savez-vous qu’il est possible d’effectuer une demande de kbis gratuit ? Certains sites délivrent en effet une version officielle sans demander aucune contrepartie monétaire. Toutefois, il vaut mieux vous renseigner sur les conditions à remplir avant de vous lancer.

Il faut cependant faire très attention, car certaines pages ne délivrent pas de document officiel certifié par un greffier. C’est pourquoi il vaut mieux choisir une page reconnue apte à vous fournir une version légale de votre Kbis. En tout cas, quelle que soit la solution sélectionnée, il faut fournir la dénomination sociale de la société ainsi que son numéro SIREN et SIRET pour valider la demande.

Quand doit-on mettre à jour l’extrait Kbis ?

Dès qu’il y a un changement apporté concernant le siège social, le gérant statutaire ou le montant du capital social, il faut demander une inscription modificative au plus tard un mois après la modification auprès du CFE ou centre de formalité des entreprises ou de la greffe du tribunal de commerce dont dépend la personne morale.

Les démarches à suivre varient cependant en fonction de l’objet de modification. En cas de changement du capital par exemple, l’entrepreneur doit se munir d’un acte de constatation de diminution ou d’augmentation du capital, des statuts originaux mis à jour, des imprimés M2 dûment complétés et signés par le représentant légal et de faire une annonce dans le journal d’annonces légales ou JAL.

En cas de non-respect des dispositions légales, les personnes morales encourent une amende pouvant aller jusqu’à 225 000 euros. Des peines plus lourdes peuvent être appliquées selon les cas qui se présentent comme la dissolution de l’entreprise, l’interdiction d’exercer une ou plusieurs activités, la surveillance judiciaire, etc.

Attention ! L’extrait K est réservé aux personnes physiques exerçant leurs activités sous la forme d’une entreprise individuelle. Il peut s’agir d’autoentrepreneur ou même de micro-entrepreneur. Les professionnels libéraux et les artisans n’entrent donc pas dans cette catégorie. L’extrait Lbis est le document légal des établissements secondaires d’une entreprise. Le Kbis est envoyé à l’établissement principal alors que pour les autres, il faut réaliser plusieurs extraits Lbis.

Quel budget prévoir ?

Le coût d’un extrait Kbis va dépendre du statut de la personne qui fait la demande et du moyen d’obtention. Dans le cas d’une version numérique, il faut prévoir quelques euros. Dans certains cas, si l’entreprise s’est abonnée sur un site dédié, cette dernière peut bénéficier d’un extrait kbis en ligne gratuit, puisque le tarif de délivrance du document est intégré dans le montant de l’abonnement mensuel ou du pack acheté. C’est donc un bon moyen pour faire des économies et gagner du temps dans les démarches.

Dans le cas d’une version numérique, le prix est plus élevé si la demande est effectuée en ligne. Il faut également prévoir des frais supplémentaires si le document doit être envoyé par courrier ou par courriel. Cependant, dans le cas où le demandeur peut se déplacer au greffe du tribunal, il n’y aura pas de majoration. Pour connaitre le montant de la facture à payer, il convient de se renseigner auprès de l’organisme compétent ou du site en question.

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