Avec l’avancée de l’intelligence artificielle, la plupart des entreprises utilisent aujourd’hui un logiciel de comptabilité pour gérer son compte en interne. Cependant, l’utilisation d’une telle ingéniosité nécessite une précaution et un savoir-faire bien précis. Comment utiliser un logiciel de comptabilité ?
Comment paramétrer conformément un logiciel de comptabilité ?
Des risques d’erreurs peuvent surgir imprudemment si vous ne savez pas manier correctement toutes les fonctionnalités d’un logiciel comptable. Pour éviter une telle faute, il faut effectuer un paramétrage complet du logiciel. Ceci vous permettra aussi de l’utiliser facilement. Voici quelques guides :
- Remplir toutes les données relatives à l’entreprise (date d’ouverture et de clôture de l’exercice comptable, dénomination sociale, taxe des bénéfices, taux de TVA, siège, etc.)
- Configurer le profil adéquat aux responsabilités de l’utilisateur concerné (notamment une restriction en droits d’accès)
- Choisir un plan de comptes convenables à l’entreprise et surtout personnaliser certains libellés de comptes.
- Créer et personnaliser un compte tiers auxiliaire centralisé dans les comptes généraux : cela pourrait être un compte client, un compte salarié et un compte fournisseur.
- Ouvrir un journal auxiliaire destiné à assembler les enregistrements comptables.
- Planifier une sauvegarde automatique selon une fréquence que vous devez définir à l’avance : vous pouvez le faire par semaine, par mois, par trimestre, par semestre ou comme bon vous semble. Pour avoir plus d'information sur ce sujet, veuillez visiter ce lien
Comment optimiser le processus de saisie du logiciel de comptabilité ?
L’étape de saisie vient juste après le paramétrage du logiciel de comptabilité. Ce processus est souvent acariâtre et ne fournit strictement de plaisir. La motivation que vous devez mettre à l’esprit, c’est que les données à saisir sont extrêmement importantes. Sous un autre angle, cela représente la matière première des états financiers de l’entreprise. Pour vous faciliter la tâche, certaines guides permettent de gagner rapidement du temps lorsque vous utiliserez une logicielle comptabilité. D’abord, vous devez vérifier s’il vous serait possible d’intégrer automatiquement vos données dans le logiciel de comptabilité depuis un autre dispositif de gestion. Pour cela, des possibilités se présentent : soit vous faites une intégration immédiate si les logiciels de gestion sont liés au logiciel de comptabilité, soit vous optez pour un export-import de données comme moyen de génération d’un fichier. Ensuite, soyez malin en créant un guides de saisie personnalisé pour alléger votre travail. Cette méthode va vous aider à décliner automatiquement vos comptes de gestion mouvementée grâce au compte bilan renseigné. Saviez-vous que vous pouvez également prévoir un calcul automatique de la TVA ainsi que du montant hors taxes, en utilisant le montant « toutes taxes comprises » fourni par l’utilisateur ? En dernier conseil d’optimisation de processus de saisie du logiciel de compta, on vous conseille de mettre en place un lettrage automatique.
Clôturer un compte en fonction d’un logiciel de comptabilité
Tous les logiciels de comptabilité doivent impérativement permettre d’exporter facilement les données afin que son utilisateur, c’est-à-dire l’expert-comptable, puisse aisément les exploiter et les réviser. Ainsi, ce professionnel va pouvoir enregistrer facilement les opérations de fin d’année, réétudier les comptes, et finalement renvoyer les données à l’entreprise qui fera à son tour une importation de fichiers. De plus, un logiciel de comptabilité n’a pas seulement pour rôle de gérer l’ouverture et la clôture d’un exercice comptable, il doit également être capable d’archiver des données. C’est pourquoi, il est essentiel de vérifier si une fois l’exercice comptabilité clôturé, le logiciel de comptabilité pourrait tout de même être consulté. Un autre point très essentiel, le logiciel comptable requiert régulièrement des sauvegardes. Pourtant, cela est presque insuffisant. Il est également essentiel de tester les fichiers lorsque vous restaurez la sauvegarde. C’est là que l’outil de maintenance entre en jeu parce qu’une sauvegarde complète doit au minima être réalisée une fois par an à partir du moment où les comptes ont été clôturés. D’où clôturer un compte en fonction d’un logiciel de comptabilité requiert une grande délicatesse pour être pratique.
Comment faire pour le choix de logiciel de comptabilité ?
Si vous voulez voir votre entreprise s'enrichir, vous devez gérer au mieux votre comptabilité. Avoir la meilleure comptabilité vous permet également de respecter diverses obligations comptables et assure également le suivi de votre situation financière. En choisissant un logiciel de comptabilité, vous pouvez non seulement gérer plus facilement vos comptes, mais également réduire les frais généraux. Cependant, les chefs d'entreprise ont souvent du mal à choisir leur propre logiciel comptable face à la multitude de conseils qu'ils trouvent en ligne. Ainsi, comment faire pour choisir son logiciel de compta ? Premièrement, vous devez comprendre vos obligations comptables pour mieux choisir votre logiciel. Car, choisir un logiciel de comptable sans connaître ses engagements comptables, c'est comme tâtonner dans une goulotte. Vous devez vraiment trouver un logiciel qui convient à vos obligations. Ensuite, vous devez savoir aussi quels sont vos objectifs vis-à-vis du logiciel de comptabilité. Enfin, le choix de logiciel de comptabilité est très crucial pour le bon fonctionnement de l’entreprise.